Zeitmanagement
Zeitmanagement: Definition
Unter Zeitmanagement versteht man die optimale Einteilung und Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Vor allem für Manager gilt ein gutes Zeitmanagement als nahezu unverzichtbares Instrument, um eine immer größer werdende Zahl von Aufgaben und Pflichten in den Griff zu bekommen.
Aber in unserer schnelllebigen Multitasking-Gesellschaft kennt inzwischen fast jeder das Gefühl, dass einem alles über den Kopf wächst und man einfach viel zu viel zu tun hat, um es an einem Tag überhaupt zu bewältigen. Ein gutes Zeitmanagement soll da Abhilfe schaffen.
Die ABC-Regel
Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört es vor allem, Prioritäten zu setzen. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit - und wenden Sie dabei die ABC-Regel an:
- A: diese Aufgaben sind wichtig und dringlich; zum Beispiel schreiben Sie an einem Buch, dass Ihnen sehr wichtig ist und für das der Abgabetermin naht
- B: diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich; beispielsweise möchten Sie schon lange in Ihrem Garten ein Kräuterbeet anlegen, aber das kann genauso gut nächsten Monat oder nächstes Jahr passieren
- C: diese Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringlich
Arbeiten Sie zunächst die Aufgaben unter A ab, dann erst mit Gruppe B befassen und zum Schluss, falls noch Zeit übrig ist, Gruppe C angehen.
Biorhythmus nutzen
Jeder Mensch hat im Laufe eines Tages Hoch- und Tiefphasen. Bei vielen ist zum Beispiel die Konzentration morgens am höchsten und lässt um die Mittagszeit stark nach. Legen Sie sich Aufgaben, die viel Konzentration brauchen, in die Hochphasen und Aufgaben, die eher Routinetätigkeiten sind, in die Tiefphasen.
Die tägliche „stille Stunde“
Planen Sie jeden Tag eine Stunde ein, zu der Sie absolut ungestört arbeiten können; Telefonate, Emails oder Besucher sind dann tabu. Eine gute Zeit für diese Stunde ist zum Beispiel der frühe Morgen.
Autor: Annegret Steinkamp
Datum: 24. Juni 2009
Schreibtisch
Einstig ins Zeitmanagement
Bei den meisten von uns spiegelt die Unordnung am eigenen Arbeitsplatz die Unordnung in unserem Kopf wieder. Deshalb ist das systematische Auf- und Freiräumen des Schreibtischs ein wunderbarer Weg ins Zeitmanagement:
- Stapeln Sie alle losen Unterlagen, drehen Sie den Stapel um, so dass das unterste Blatt ganz oben liegt - und dann sortieren Sie verschiedenen Bereichen zu, die Sie vorher in Form von Ablagen bereit gestellt haben (z.B. Rechnungen, Projekte, Reisen usw.). Und jetzt misten Sie alle Ablagen systematisch aus.
- Wiederholen Sie dieses Ausmisten regelmäßig, zum Beispiel jedes Quartal - am besten dazu einen Stichtag (z.B. der 1. Arbeitstag des 1. Monats des Quartals) im Kalender markieren und dann auch tatsächlich eine Stunde Zeit investieren.
- Das Telefon ist ein echter Zeitdieb - stellen Sie eine Sanduhr (3 Minuten Laufzeit) neben das Telefon und versuchen Sie, ihre dienstlichen Gespräche dadurch im Rahmen zu halten.
- Schaffen Sie Ordnung und freien Raum auf Ihrem Schreibtisch: Aktenordner und Hängeregister an ihre Ablageplätze (Regal usw.) stellen, Schreibtischutensilien in entsprechenden Behältnissen und Schubladen verstauen - wer sich die Sicht freischaufelt, kann auch freier denken!
Autor: Annegret Steinkamp
Datum: 24. Juni 2009
Auszeiten
Prioritäten setzen
Egal, wie gut man seine Aufgaben plant und delegiert - der Tag hat nur eine bestimmte Anzahl Stunden und die lässt sich nicht vermehren. Zeitmanagement kann zwar helfen, aber jeder sollte auch in der Lage sein, „Genug!“ zu sagen. Und das haben viele von uns verlernt. Die „Technik der Abweisung“ hilft dabei, sich zu schützen und ein wenig Druck zu nehmen. Und das sind die drei Regeln dieser Technik:
- Weg von 100 Prozent - nicht immer alles zu 100 Prozent hinkriegen wollen, auch 80 Prozent können reichen
- Manchmal ist die zweitbeste Lösung die richtige Alternative
- Entwickeln Sie Eigensinn - wenn jemand Ihre kostbare Zeit „stehlen will“, denken Sie daran, dass es sich nicht nur um Arbeitszeit, sondern um Ihre Lebenszeit handelt - und die ist kostbar - also ruhig ein bisschen egoistisch und sparsam damit umgehen, wenn andere darauf Anspruch erheben
Entspannungsinseln schaffen
Suchen Sie sich eine Ruhezone in Ihrer Wohnung, in der Sie nicht gestört werden - planen Sie täglich ein bisschen Zeit an diesem Ort ein, die auch von Ihrer Familie respektiert werden sollte. Hier können Sie entspannen und Zeit wieder ganz bewusst verstreichen lassen und dabei erleben. So gelingt es, dem Teufelskreis „Stress–keine Zeit-Stress“ zu entrinnen. Ideal als Ruhezone ist zum Beispiel eine Hängematte, ein Schaukelstuhl oder eine gemütliche Sitzecke.
Weitere Informationen
Autor: Annegret Steinkamp
Datum: 17. September 2008
Überarbeitet: 24. Juni 2009
Quellen unter anderem: Seiwert, L.: Das neue 1x1 des Zeitmanagement. GU, München 2007